総務が挑戦！IT初心者でもできたGoogle Workspace導入のリアル体験記

在宅ワークでファイルが見つからない……そんな悩みを解決したリアル体験記

「最新版の資料が見つからない」
「あのファイル、誰が持ってるの？」
在宅勤務や社員の増加で、そんな情報共有の悩みを感じていませんか？

私もその一人でした。
総務として日々の業務を支えてきた中で、社員数の増加とともに情報管理が追いつかなくなり、いよいよ限界を感じていました。

この記事では、ITに詳しくなかった私がゼロからGoogle Workspaceを導入し、社内の業務とコミュニケーションをどう変えたのかを、リアルにお伝えします。

社内の情報共有、こんな課題はありませんか？

私の務める会社は、ここ数年で社員数の増加に加え、働き方もリモート中心に変化しました。
それにも関わらず、ファイル管理は「メール＋ローカル保存」のまま……。

• 資料の最新版がどれか分からない
• 社員の退職後、データの保管場所が不明
• 会議の情報共有がうまくいかない

社内には、こうした混乱が日常的に起きていました。

なぜGoogle Workspaceを選んだのか？

Microsoft 365や無料ツールも検討しましたが、最終的に選んだのはGoogle Workspaceでした。

選んだ理由は、次の3つです

• クラウド型で、どこからでもアクセス可能
  　→ 在宅勤務との相性が抜群
• 専門知識がなくても導入しやすい
  　→ IT担当者がいなくても運用できる
• Gmail／ドライブ／カレンダーなど必要なツールが揃っている

特に感動したのが、リアルタイムの共同編集と柔軟な共有設定。
社内外問わず、スムーズな情報共有ができるようになりました。

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実際の導入ステップとリアルな苦労話

導入プランは「Business Standard」（月額1,600円／1ユーザー）
2TBのストレージに加えて会議の録画機能もあり、コスパの高さが決め手でした。

※価格については、2025年6月時点の情報です。

導入時に行った主なステップ

• 取得済みのドメインの確認
• Google Workspaceの契約
• MXレコードの設定（メール転送設定）
• ユーザーアカウントの作成
• 旧システムからのデータ移行
• 社内への利用説明・トレーニング

正直、ドメインやDNSまわりは未知の作業で不安もありました。
ですが、書籍やブログ、Googleの公式ヘルプを頼りに、一人でなんとか乗り越えました。

「わたしにもできた！」という実感は、今でも大きな自信につながっています。

参考書籍：『誰でもできる！Google Workspace導入ガイド』
出版社：日経BP
著者：荒木 孝一,井上 健語
監修：株式会社サテライトオフィス

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社内での定着のために行った工夫

トレーニングとマニュアル作成

ITに強い社員はすぐ使いこなせましたが、そうでない社員も多くいました。
そこで、

• 業務の流れに沿った説明
• 簡単な操作マニュアルの作成
• 議事録や予定共有のGoogleドキュメント・カレンダー移行

などを行い、「自然と使いたくなる」仕組みを意識しました。

質問対応の環境づくり

社内チャットに「質問専用グループ」を設置。
小さな疑問にもすぐ答えられる体制にすることで、安心感を持って使ってもらえるようにしました。

導入後の変化と気づき

• ファイル検索にかかる時間が大幅に減少
• 社内外との共有がスムーズに
• 在宅勤務でも、チームとしての一体感を維持
  

そして何よりも、「自分の手で会社の働き方を変えられた」という実感が、仕事へのモチベーションになりました。

【まとめ】ITに詳しくなくても“変化”は起こせる

Google Workspaceの導入は、ただのツール変更ではありませんでした。
働き方が変わり、チームの連携が深まり、そして私自身も一歩成長できたと実感しています。

もし「うちでも導入できるかな？」と悩んでいる方がいたら、ITに詳しくなくても、一歩ずつ進めば大丈夫。
この体験が、同じ立場の誰かの背中をそっと押せたら嬉しいです。

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出版社：日経BP
著者：荒木 孝一,井上 健語
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Happy lnk.

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"Tech Palette" を運営している "Happy Ink." です。
保育士からキャリアをスタートし、福祉現場や事務職を経て、 現在は中小企業でDX推進・システム業務を担当しています。
AIやWeb制作、ノーコードツールに出会い、 独学でスキルを学び直した経験から、「テクノロジーを、私らしく使う」ことをテーマに情報発信中。